Für jeden Shop-Betreiber stellt sich irgendwann die Frage nach einer zeitsparenden und fehlerfreien Verwaltung seiner im Shop angebotenen Artikel. In der Regel erfolgt die Eingabe von Namen, Artikelnummern, Grundpreisen, Nachlässen und sonstigen Bestell-Parametern, wie MwSt.-Satz oder Versandkosten, manuell, was entsprechend aufwändig und fehleranfällig ist. Deshalb eignet sich diese Art der Artikelverwaltung eher für Shops mit einer überschaubaren Anzahl von Artikeln.
Für umfangreichere Shopsysteme mit vielen Artikeln ist die Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem von Vorteil. Hier erfolgt die Zusammenstellung der Artikeldaten in einem externen System, welches per Schnittstelle mit der Onlinedatenbank verknüpft ist. Die Übertragung der Daten in den Shop kann entweder permanent oder auf Veranlassung erfolgen. Eine Vielzahl von Warenwirtschaftssystemen bietet heute bereits fertige Schnittstellen zu dem von uns verwendeten Gambio-Shopsystem an.